Cogswell Chatbot

Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026 · Version 1.1

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung unseres KI-gestützten Chatbots (nachfolgend „Chatbot"). Sie gilt ergänzend zur allgemeinen Datenschutzerklärung von Cogswell; im Fall von Widersprüchen geht für die Nutzung des Chatbots diese Erklärung vor.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

COGSWELL IT
Georg-Moller-Weg 29
64625 Bensheim
Deutschland
E-Mail: datenschutz@cogswell.de

2. Welche Daten wir verarbeiten

Bei der Nutzung des Chatbots können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Chat-Inhalte: alle von Ihnen eingegebenen Nachrichten, Fragen und Angaben sowie die Antworten des Chatbots.
• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und ggf. Firmenname — sofern Sie diese im Rahmen einer Anfrage, eines Rückruf- oder Ticketwunsches angeben.
• Hochgeladene Inhalte: Bilder oder Dateien, die Sie dem Chatbot freiwillig zur Verfügung stellen (z. B. ein Screenshot eines Fehlers).
• Spracheingaben: sofern Sie die Sprachfunktion nutzen, wird Ihre Spracheingabe lokal in Ihrem Browser in Text umgewandelt; verarbeitet wird anschließend nur der Text.
• Technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, ungefährer Standort (Land), Browsertyp, Geräteinformationen und die aufgerufene Seite, auf der der Chatbot eingebunden ist.
• Nutzungs- & Sitzungsdaten: eine zufällig erzeugte Besucher- und Konversations-Kennung, Ihr Einwilligungs-Status sowie ein optionaler Chat-Code zur Fortsetzung des Gesprächs.
• Termindaten: wenn Sie über den Chatbot einen Termin buchen, verschieben oder absagen, verarbeiten wir die gewählte Terminart, Datum/Uhrzeit, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihre Telefonnummer sowie einen von Ihnen eingegebenen Kommentar. Für Online-Termine kann ein Meeting-Link erzeugt werden.
• Verifizierungsdaten: zur Identitätsprüfung senden wir einen einmaligen 6-stelligen Bestätigungscode an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Erst nach korrekter Eingabe des Codes gleichen wir die Adresse mit unserem CRM ab und zeigen Ihnen – sofern ein Kundenkonto besteht – Ihre eigenen Vorgänge an. Der Code wird nur als Hashwert, zeitlich befristet und versuchslimitiert gespeichert.

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten die genannten Daten zu folgenden Zwecken:

• Beantwortung Ihrer Anfragen und Bereitstellung von Support über den Chatbot;
• Weiterleitung an einen menschlichen Mitarbeiter (Live-Chat), wenn dies erforderlich oder gewünscht ist;
• Entgegennahme und Bearbeitung von Rückruf-Wünschen, Support-Tickets und Angebots-Anfragen;
• Buchung, Verschiebung und Absage von Terminen sowie Zusendung von Termin- und Dokumentbestätigungen (z. B. Kalendereintrag, Rechnungs- oder Angebotskopie);
• Prüfung der Inhaberschaft Ihrer E-Mail-Adresse mittels Einmalcode vor der Anzeige kundenbezogener Daten;
• Erkennung Ihres Anliegens und Erzeugung passender Antworten mittels eines KI-Sprachmodells;
• Identifikation als Bestandskunde zur Erteilung kundenspezifischer Auskünfte;
• Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit des Chatbots;
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

Rechtsgrundlage	Anwendung
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)	Nutzung des Chatbots inkl. KI-Verarbeitung, Speicherung der Chat-Inhalte und Setzen technisch nicht zwingend erforderlicher Kennungen. Sie erteilen die Einwilligung aktiv vor Beginn des Chats.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen)	Bearbeitung konkreter Anfragen, Rückrufe, Tickets und Angebote, die der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dienen.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)	Technischer Betrieb, IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Verbesserung des Angebots. Unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren und funktionsfähigen Support-Kanal.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)	Soweit wir gesetzlich zur Aufbewahrung bestimmter Kommunikationsdaten verpflichtet sind.

5. KI-Verarbeitung & eingesetztes Sprachmodell

Zur Erzeugung der Chat-Antworten setzen wir ein KI-Sprachmodell des Anbieters Anthropic ein (Anthropic PBC, San Francisco, USA — bzw. Anthropic Ireland, Limited für Nutzer im EWR). Hierzu werden der Inhalt Ihrer Nachrichten sowie der bisherige Gesprächsverlauf an die Schnittstelle von Anthropic übermittelt und dort zur Generierung der Antwort verarbeitet.

• Anthropic verarbeitet die übermittelten Inhalte als Auftragsverarbeiter ausschließlich zur Erbringung der Antwortleistung.
• Nach Angaben von Anthropic werden über die API übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.
• Bitte geben Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO — z. B. Gesundheits-, Religions- oder biometrische Daten) und keine sensiblen Zugangsdaten ein.

Mit Anthropic besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 7.

6. Empfänger & Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung des Chatbots setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) für uns tätig werden:

Dienstleister	Zweck	Sitz
Google Ireland Ltd. / Google LLC (Firebase: Hosting, Datenbank, Functions)	Hosting des Chatbots, Speicherung der Konversationen, Ausführung der Server-Logik	EU (Region Frankfurt / europe-west3), Konzernmutter USA
Anthropic (KI-Sprachmodell)	Generierung der Chat-Antworten	USA / Irland
Resend (E-Mail-Versand)	Versand von Benachrichtigungs- und Antwort-E-Mails	USA
Cogswell CXHUB (CRM: Ticket-, Kunden- & Terminverwaltung)	Abgleich Ihres Kundenkontos, Anlage und Verwaltung von Tickets, Rückrufen, Angeboten und Terminbuchungen sowie – nach Verifizierung – die Anzeige Ihrer eigenen Vorgänge (Rechnungen, Angebote, Verträge, Termine)	EU (Deutschland)

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken erfolgt nicht. Eine Übermittlung an Behörden erfolgt nur im Rahmen zwingender gesetzlicher Vorschriften.

7. Übermittlung in Drittländer

Einzelne der oben genannten Dienstleister haben ihren Sitz bzw. ihre Konzernmutter in den USA. Eine Übermittlung personenbezogener Daten dorthin findet daher statt. Diese Übermittlung wird abgesichert durch:

• eine Zertifizierung des jeweiligen Empfängers unter dem EU-US Data Privacy Framework, soweit vorhanden; und/oder
• den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) nebst ergänzender technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen.

Im Übrigen werden Konversations- und Kundendaten vorrangig in der EU (Google-Cloud-Region Frankfurt) gespeichert und verarbeitet.

8. Cookies & lokale Speicherung

Der Chatbot setzt keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Für seine Funktion werden im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers folgende Informationen abgelegt:

Bezeichnung	Zweck	Speicherdauer
Besucher-Kennung	Zuordnung Ihrer Nachrichten zu einer Sitzung	bis zum Löschen durch Sie
Konversations-Kennung	Fortführung des laufenden Gesprächs	bis zum Löschen durch Sie
Einwilligungs-Status	Speicherung Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung	bis zum Löschen durch Sie

Diese Einträge sind für den Betrieb des Chatbots technisch erforderlich bzw. dienen der Dokumentation Ihrer Einwilligung. Sie können den lokalen Speicher Ihres Browsers jederzeit selbst leeren.

9. Speicherdauer & Löschung

• Konversationen: werden standardmäßig 7 Tage nach der letzten Aktivität automatisch und vollständig gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben oder zur Vertragsabwicklung erforderlich ist. Vorgänge, die in ein Ticket, einen Rückruf oder eine Terminbuchung überführt wurden, bleiben im CRM gemäß den dortigen Fristen erhalten.
• Tickets, Rückrufe & Leads: werden gemäß den Aufbewahrungsfristen unseres CRM bzw. den gesetzlichen Vorgaben gespeichert.
• Technische Server-Logs: werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht bzw. anonymisiert.
• Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — über die zu Ihnen gespeicherten Daten;
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — unrichtiger oder unvollständiger Daten;
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — „Recht auf Vergessenwerden";
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), soweit diese auf einem berechtigten Interesse beruht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an den unter Ziffer 1 genannten Verantwortlichen. Im laufenden Chat können Sie zudem jederzeit die Löschung Ihrer Konversation verlangen.

11. Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Den Widerruf können Sie formlos an den Verantwortlichen richten; den Chat können Sie jederzeit schließen und den lokalen Browser-Speicher leeren.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Zuständige Aufsichtsbehörde für den Verantwortlichen:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Deutschland
Web: datenschutz.hessen.de

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Der Chatbot nutzt ein KI-Sprachmodell, um Ihre Anfragen zu beantworten. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Verbindliche Entscheidungen (z. B. Vertragsabschluss, verbindliche Auskünfte) werden stets durch einen Menschen getroffen.

14. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS. Der Zugriff auf gespeicherte Konversationen ist auf berechtigte Mitarbeiter beschränkt und wird protokolliert.

15. Minderjährige

Der Chatbot richtet sich nicht an Kinder. Personen unter 16 Jahren sollten ohne Zustimmung der Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten über den Chatbot übermitteln.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihrer Nutzung abrufbare Fassung.